Membuat Presentasi Keren Dengan PowerPoint pptPlex

Cara presentasi powerpoint yang lumrah dilakukan banyak orang adalah mengikuti flow alias alur presentasi standar. Kita pasti sudah terbiasa dengan program Microsoft Powerpoint yang merupakan perangkat lunak bawaan Microsoft Office. Flow presentasi yang ditawarkan oleh Powerpoint pun standar, kita harus mempresentasikan slide yang ada dengan kaku. Sebaik apapun cara Anda menguasai audience ketika ber-presentasi, Anda tidak mendapatkan dukungan penuh dari cara Anda menampilkan slide yang ada. Cara yang selama ini dilakukan adalah flow kaku dari satu halaman ke halaman berikutnya.

Presentasi “Wow”

Gaya presentasi lama seperti di atas selain terlalu biasa juga tidak memberikan keluwesan dalam melakoni presentasi. Presentasi yang baik tentunya presentasi yang mampu membawa audience-nya melihat isi presentasi secara menyeluruh, mulai dari top level atau ide-ide utamanya, berlanjut ke hal-hal yang semakin mendetail untuk setiap poin pembicaraan. Proses pendekatan yang dilakukan bisa saja disebut presentasi top-down.

Tulisan ini akan mengajak Anda melihat, mencoba, dan memakai add-on untuk Powerpoint yang bernama pptPiex. Addon ini dapat diperoleh dengan gratis (download di http://www.pptplex.com). Nafnun, perlu dicatat bahwa add-on ini hanya dapat dipakai pada Microsoft Office 2007.

“Kesan pertama adalah segalanya. pptPlex untuk PowerPoint 2007 akan membantu Anda menguasai audience dengan efek “Wow” sesegera Anda memulai dengan slide pertama untuk meninggalkan kesan terbaik,” ujar Hermawan Sutanto, IW Business Group Lead, Microsoft Indonesia.

Setelah Anda meng-install pptPlex untuk Powerpoint 2007, Anda dapat segera menunjukkan gaya presentasi modern kepada rekan, klien, atau siapa pun yang menjadi audience. Tunjukkan berbagai hal yang tidak dapat dilakukan sebelumnya dalam berpresentasi. Tunjukkan pula gaya Anda yang sangat profesional bersama pptPlex!

Instalasi pptPlex

Instalasi pptPlex sangat sederhana, Anda hanya perlu menjalankan file pptPlex.msi. Namun, syarat sebelum Anda bisa meng-install pptPlex adalah keberadaan plug-in “Save As PDF & XPS”. Pasang terlebih dahulu plug-in ini sebelum meng-install pptPlex. Plug-in ini sebenarnya bertujuan agar Anda dapat menyimpan dokumen Microsoft Office Anda dalam format PDF atau XPS. Karena pptPlex mengubah presentasi ke dalam XPS, Anda wajib memasang plug-in ini. Setelah instalasi selesai, Anda akan mendapatkan sebuah menu tab baru yang bernama pptPlex pada tampilan Powerpoint 2007 .

Membuat Section pada presentasi powerpoint

Anda tetap membuat slide presentasi powerpoint dengan cara biasa. Halaman demi halaman dibuat tanpa ada perbedaan dengan cara yang selama ini Anda lakukan. Namun, sekarang Anda dapat menyisipkan “pembatas” antarkelompok halaman. Dengan cara ini Anda dapat menyederhanakan slide ke dalam kelompok-kelompok utama.

Ketika diperlukan, Anda dapat memulai presentasi dengan menampilkan garis besar alur presentasi dari satu kelompok ke kelompok berikutnya.

Ketika diperlukan atau ketika waktunya tiba, Anda dapat masuk lebih dalam dan detail ke setiap kelompok yang ada. Untuk membuat section, Anda dapat menyisipkan tanda pembatas halaman ini di setiap awal halaman. Pada menu tab pptPlex, klik gambar “Insert New Section”. Pada contoh di atas, presentasi berisi 40 halaman yang ada saya sisipi empat buah pembatas yang terlihat berwarna putih. Masing-masing saya beri label sesuai kebutuhan presentasi ini, yaitu: What?, How?, When?, dan Closing .

Menambahkan Live Content

Kemampuan lebih lain dari pptPlex adalah feature “Live Content”. Dengan feature ini kita dapat menambahkan data presentasi dari file Microsoft Office lainnya (misal tabel atau grafik dari dokumen Microsoft Excel). Kelebihan feature “Live Content” yaitu kemampuan meng-update data secara otomatis jika ternyata file sumber mengalami perubahan (updating). Dengan demikian, Anda tidak perlu bekerja dua kali setiap ada update data yang harus dilakukan. Anda juga tidak perlu khawatir presentasi yang ada tidak menampilkan data yang paling aktual.

Untuk menambahkan data dari dokumen lain, klik “ Add Live Content, lalu pilih dokumen yang Anda inginkan (Word, Excel, Visio, atau Powerpoint).

“Pada program pendidikan dokter gigi spesialis ortodonti, saya mesti menangani 20 pasien wajib sebagai syarat kelulusan. Setiap saat progres dari semua pasien pengguna bracket ini mesti dipresentasikan di depan dokter-dokter pembimbing. Dengan pptPlex, presentasi menjadi sangat menarik dari sisi tampilan. Feature Live Content-nya membuat lebih keren lagi karena semua update data pasien disimpan di file terpisah. Saya tidak perlu repot-repot, pptPlex langsung meng-update presentasinya,’ ujar drg. Vera Susanti Tanugraha, mahasiswi Program Pendidikan Dokter Gigi Spesialis Ortodonti, FKG – Universitas Indonesia.

Membuat Canvas

Untuk mempercantik dan memudahkan navigasi dalam presentasi Anda, pptPlex menawarkan implementasi canvas. Canvas digunakan untuk menampilkan flow presentasi dalam satu halaman secara global. Anda dapat kembali ke canvas setiap saat untuk kembali menunjukkan alur utama dalam pembahasan Anda.

Untuk menambahkan canvas, klik“Canvas Background”. Berikutnya Anda akan mendapatkan beberapa pilihan tampilan canvas yang bisa digunakan .

Hasil dari pembuatan canvas ini adalah sebuah slide yang terletak pada bagian awal file presentasi. Canvas akan menjadi panduan navigasi alur presentasi Anda (mengikuti section yang sudah didefinisikan pada bagian sebelumnya). Pada tampilan di bawah ini terlihat bahwa terdapat dua halaman slide pendahuluan sebelum memasuki empat buah section yang telah saya definisikan di bagian sebelumnya, yaitu: What?, How?, When?, dan Closing. Jangan lupa bahwa nama section terserah pada kebutuhan Anda .

Pada tiap section dalam gambar di atas terlihat bahwa di setiap section yang ada terdapat beberapa slide yang bisa ditampilkan lebih lanjut. Logika alur nama-nama section yang dibuat dengan baik dan benar akan membuat audience memahami alur presentasi dengan pendekatan top-down.

Navigasi Presentasi

Setelah semuanya disiapkan, kini saatnya Anda memulai pertunjukan. Berbeda dengan standar Powerpoint yang biasa dilakukan, untuk memulai presentasi menggunakan add-on pptPlex, Anda harus memulai dari menu pptPlex. Anda bisa memilih salah satu menu start yang ada di tab pptPlex, yaitu: From Overview, From First Slide, atau From Current Slide . Jika Anda menggunakan cara start biasa (misal menekan F5), presentasi Anda i akan ditampilkan dengan cara standar oleh Powerpoint 2007.

Untuk mulai memasuki slide pendahuluan yang pertama, Anda dapat mengklik ganda gambar yang menunjukkan slide yang Anda inginkan (misalnya slide berwarna biru pertama yang terletak di sebelah kiri). Jika Anda ingin masuk ke salah satu section, klik ganda tombol kiri mouse di nama section yang diinginkan berada .

Pada gambar di atas terlihat bahwa di dalam section 01-What? terdapat beberapa buah slide. Anda dapat masuk ke halaman slide mana pun yang diinginkan dengan cara klik ganda tombol kiri mouse pada slide tersebut. Jika pada slide tersebut terdapat point of interest yang ingin lebih ditonjolkan lagi (misalnya tabel, grafik, tulisan, atau gambar), lanjutkan terus meng- i klik ganda kiri mouse pada bagian tersebut.

Singkatnya, proses klik ganda kiri mouse dimaksudkan untuk men-drill down sebuah section atau sebuah halaman. Efek terus-menerus dari klik ganda kiri mouse adalah memperbesar n tampilan (zoom-in). Sebaliknya, untuk kembali ke tampilan seperti sebelumnya (termasuk untuk kembali ke tampilan section atau kembali ke canvas), Anda hanya perlu melakukan klik ganda kanan pada mouse. Efek’ yang diberikan oleh klik ganda kanan ini adalah memperkecil tampilan (zoom-out). Jika mouse Anda memiliki scroller, Anda dapat memaju-mundurkan scroll pada mouse untuk memperoleh efek zoom in/out pada tampilan presentasi.

Selain navigasi maju-mundur per-sec-tion atau halaman yang bisa dilakukan di atas, Anda juga dapat menggeser-geser tampilan presentasi dengan cara menahan klik kiri mouse Anda pada tampilan presentasi, lalu membawanya bergerak ke arah yang Anda suka. Dengan demikian, jika setelah Anda melakukan kegiatan zoom-in ternyata ada bagian yang jadi tidak terlihat, Anda dapat menarik bagian yang tidak terlihat itu agar tampil di layar.

Penutup

Dalam presentasi powerpoint “tradisional”, Anda berpindah dari satu halaman ke halaman berikutnya dalam alur linier horizontal. Dengan menggunakan pptPlex, Anda dapat mengelompokkan slide dalam kelompok-kelompok utama. Anda dapat memulai presentasi dengan menunjukkan garis besar logic presentasi utama lalu masuk ke bagian demi bagian dengan lebih mendetail. Gaya presentasi baru yang ditawarkan oleh pptPlex tidak hanya mempermudah Anda menyampaikan informasi dan memudahkan audience dalam memahami materi yang disampaikan, tetapi juga pasti akan memberikan kesan yang begitu impresif.

Tinggalkan Komentar